Raporty ZUS za chorego pracownika

Każda osoba pozostająca w stosunku pracy ma prawo do określonych świadczeń pieniężnych w razie niezdolności do pracy spowodowanej czynnikami zdrowotnymi. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego rodzi po stronie pracodawcy obowiązek udokumentowania zaistniałych okoliczności w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych. Jakie złożyć raporty ZUS za chorego pracownika?

Wynagrodzenie chorobowe – kiedy przysługuje oraz przez jaki okres?

Uprawnienia pracownika w zakresie wynagrodzenia chorobowego unormowano w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).

Zgodnie zatem z art. 92 § 1 kp za czas niezdolności do pracy wskutek:

1. choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
2. wypadku w drodze do pracy albo z pracy lub choroby przypadającej w czasie ciąży bądź poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów – w okresie wskazanym powyżej w pkt 1 – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.

Wskazane wyżej wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. 

Ponadto wynagrodzenie chorobowe:

• nie ulega obniżeniu w przypadku ograniczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego;
• nie przysługuje w okolicznościach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego.

Odrębnymi przepisami, wspomnianymi powyżej, są unormowania Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w związku z chorobą pracownika

W deklaracji rozliczeniowej oraz raportach do ZUS za chorego pracownika należy odpowiednio uwzględnić należności składkowe. W podstawie oskładkowania nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia chorobowego ani zasiłków wypłacanych z różnych tytułów. 

Jeżeli chodzi natomiast o podstawę składek na ubezpieczenie zdrowotne, to mają w tym przypadku zastosowanie odpowiednie regulacje Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. 

Zgodnie z art. 81 ust. 5 w związku z art. 81 ust. 1 tej ustawy przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie stosuje się wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Deklaracje oraz raporty ZUS za chorego pracownika

Wzory dokumentów sprawozdawczych do ZUS za chorego pracownika zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów, zwanym dalej rozporządzeniem.

W rozporządzeniu określono następujące wzory dokumentów:

• deklarację rozliczeniową – o symbolu ZUS DRA (załącznik nr 17 do rozporządzenia);
• imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – o symbolu ZUS RCA (załącznik nr 12 do rozporządzenia);
• imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – o symbolu ZUS RSA (załącznik nr 15 do rozporządzenia).

Podstawowym dokumentem rozliczeniowym jest deklaracja ZUS DRA, która zawiera m.in.:

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne wraz ze źródłami ich finansowania;
• zestawienie wypłaconych świadczeń;
• zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne;
• zestawienie należnych składek na fundusze pozaubezpieczeniowe oraz na Fundusz Emerytur Pomostowych;
• roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Do wskazanej deklaracji dołącza się imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA), który odnosi się do pracowników objętych ubezpieczeniami społecznymi w pełnym zakresie. W dokumencie tym zawarte są następujące informacje:

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne;
• zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne;
• zestawienie wypłaconych świadczeń finansowanych z budżetu państwa.

Do deklaracji ZUS DRA dołącza się także imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, czyli ZUS RSA.

Przy wypełnianiu konkretnych dokumentów należy stosować kody, których katalog jest zawarty w załączniku nr 25 do rozporządzenia. W zakresie omawianej tematyki istotne znaczenie mają poniższe kody: 

• 313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego;
• 331 – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy.

Przykład 1.

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby i w związku z tym otrzymał zwolnienie lekarskie na okres 10 dni. Sporządzając dokumentację ZUS, w raporcie ZUS RSA należy podać kod 331, okres przerwy wynikającej z absencji pracownika oraz liczbę dni zasiłkowych i kwotę wynagrodzenia chorobowego, które wypłacono pracownikowi. W raporcie ZUS RCA wykazać trzeba w takim przypadku składkę na ubezpieczenie zdrowotne za czas pobierania wynagrodzenia chorobowego i za okres świadczenia pracy. Składki na ubezpieczenie społeczne uwzględnia się natomiast tylko z okresu pobierania wynagrodzenia za pracę.

W przypadku wypłacenia pracownikowi zasiłku chorobowego należy również wypełnić imienny raport ZUS RSA. 

Przykład 2. 

Pracodawca jest płatnikiem zasiłku chorobowego. Chorujący pracownik pobierał zasiłek chorobowy przez cały miesiąc. W takim przypadku wymagane jest wyłącznie sporządzenie raportu ZUS RSA. W dokumencie należy umieścić kod 313, ponadto wskazuje się liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego.

Jeżeli natomiast zasiłek chorobowy jest wypłacany przez ZUS – nie należy czynić wzmianki o kwocie wypłaconego świadczenia ani o liczbie dni zasiłkowych. 

Może się także zdarzyć w codziennej praktyce kadrowej, że pracownik w tym samym miesiącu będzie pobierał zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy.

Przykład 3.

Pracownik stał się niezdolny do pracy. W danym miesiącu pobierał najpierw wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy. Za taki miesiąc należy sporządzić raport ZUS RSA, wykazując okresy pobierania wspomnianych należności odpowiednio kodami: 331 i 313. Konieczne jest również przekazanie raportu ZUS RCA, ponieważ od wypłaconego wynagrodzenia chorobowego pracodawca nalicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Raporty ZUS za chorego pracownika – podsumowanie

W deklaracji rozliczeniowej oraz dołączanych do niej raportach należy odpowiednio uwzględnić należności składkowe za chorego pracownika. W podstawie składek na ZUS nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia chorobowego ani zasiłków wypłacanych z różnych tytułów. W odniesieniu do składki na ubezpieczenie zdrowotne nie stosuje się wyłączenia wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby. Rodzaj składanych raportów ZUS zależy od tego, jakie świadczenia są wypłacane pracownikowi oraz kto jest płatnikiem danej należności.