Z pewnością niejednokrotnie zdarzało Ci się pracować po godzinach, czasem nawet do późna w nocy, by nadążyć ze wszystkimi obowiązkami. Praca księgowego jest znana z tego, że w okresie podatkowym nabiera szczególnego tempa i powoduje niekończącą się gonitwę. Istnieje jednak sposób, aby równomiernie rozłożyć zadania na cały miesiąc i wyeliminować nadgodziny w biurze rachunkowym. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak to zrobić!
Nadgodziny w biurze rachunkowym jako droga do wypalenia zawodowego
Zarządzanie biurem rachunkowym to zadanie, które nie zna kompromisów. Urlopy, wolne popołudnia i brak nadgodzin? „Na pewno nie w mojej firmie” – to zdanie można usłyszeć od niektórych księgowych.
Każdy klient ma przecież milion pytań, na które oczekuje natychmiastowych odpowiedzi. Normą staje się kontakt telefoniczny w późnych godzinach, a nawet w weekendy, czy też wiadomości SMS. W rezultacie właściciel biura rachunkowego jest permanentnie zmęczony. Poświęca się swojej pracy na tyle, że traci czas osobisty oraz rodzinny. W tym wirze obowiązków zaczyna brakować nie tylko chęci do wykonywania obowiązków, lecz także do czerpania radości z życia.
Zarządzanie jedną firmą już stanowi spore wyzwanie, ale co można powiedzieć o właścicielu biura, który nadzoruje kilkadziesiąt, a może nawet kilkaset takich przedsiębiorstw? Generują one rozmaite problemy. Nie można jednak zapominać, że biuro rachunkowe to także biznes, z własnymi trudnościami i pracownikami, którzy wprowadzają kolejne źródła stresu.
Niektórzy mogą twierdzić, że po 20. dniu każdego miesiąca ilość pracy powinna ulec zmniejszeniu, jednak rzeczywistość bywa znacznie bardziej brutalna. Zwłaszcza od stycznia do maja, kiedy gonimy z rozliczeniami rocznymi najpierw pracowników, potem PIT i CIT dla przedsiębiorców, w międzyczasie przygotowujemy sprawozdania finansowe, a w majówkę przygotowujemy rozliczenia roczne składki zdrowotnej. Jeśli właściciel biura rachunkowego nie ma odpowiednio zorganizowanych i doświadczonych pracowników przejmujących część obowiązków lub też nie korzysta ze zautomatyzowanych programów księgowych i kadrowych, funkcjonowanie staje się trudnym zadaniem. W końcu wszystko zdaje się wymykać spod kontroli, a bez jego zaangażowania istnienie firmy staje się zagrożone.
Jak znaleźć balans w pracy?
Odnalezienie złotego środka między intensywną pracą w biurze rachunkowym a zachowaniem równowagi w życiu prywatnym to kluczowa umiejętność dla każdego właściciela. Przede wszystkim warto zastanowić się nad przyczynami dezorganizacji w firmie. Czy wynika to z niedostatecznie doświadczonych pracowników, nieefektywnego programu księgowego, czy może braku skutecznej organizacji pracy z klientami?
Zwróćmy uwagę na aspekt, który często pozostaje w cieniu, czyli dostarczanie dokumentów przez klientów. Opóźnienia w tym zakresie są powszechne – jak znaczący wpływ ma to prawdopodobnie na funkcjonowanie całego biura? Możliwe, że jest kluczowym elementem w dezorganizacji pracy. Indywidualne przypominanie klientom o dostarczaniu dokumentów może być czasochłonne ze względu na powtarzanie tego samego przekazu wielokrotnie. Warto zatem rozważyć alternatywne podejście i doprowadzić do sytuacji, w której będą oni dotrzymywali terminów.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może znacząco ułatwić problem dostarczania dokumentów przez klientów. Dlaczego? Ponieważ wszystkie faktury, które klient bądź inny kontrahent wystawią w systemie, będzie można w prosty sposób zaimportować do swojego programu księgowego, eliminując potrzebę skanowania, ręcznego wprowadzania dokumentów czy konieczności weryfikacji podstawowych informacji po OCR.
Ponadto integracja naszego systemu księgowego z e-bankowością daje nam możliwość samodzielnego pobierania historii wpłat i wypłat klienta. Dzięki temu możemy prowadzić księgowania na bieżąco, pomijając konieczność oczekiwania na dokumenty źródłowe. To pozwala nam na lepszą organizację oraz zapewnia większą płynność pracy.
W celu usprawnienia procesu przypominania o terminach warto skorzystać z systemu, dzięki któremu można zbiorczo powiadamiać klientów o konieczności dostarczenia pozostałych dokumentów, np. faktur za zakupy zagraniczne, co zdecydowanie oszczędza czas i minimalizuje ryzyko opóźnień. Podobnie informowanie klientów o wysokości podatków czy składek ZUS może być zoptymalizowane poprzez bezpośrednie wysyłanie wiadomości z systemu księgowego.
W ten sposób, poprzez zautomatyzowanie niektórych procesów i skorzystanie z nowoczesnych narzędzi, właściciele biur rachunkowych mogą znaleźć równowagę między efektywnością zawodową a życiem prywatnym.
Wyższa efektywność = mniej nadgodzin
Znowu przebywasz w biurze do późnych godzin nocnych, zastanawiając się, czy to będzie trwać wiecznie? Jeśli tak, to czas to zmienić! Odpowiednie uporządkowanie spraw organizacyjnych oraz skorzystanie ze zautomatyzowanych narzędzi może przynieść sukces. Wyobraź sobie, że wreszcie możesz wyjechać na wymarzone wakacje, na 2 lub 3 tygodnie, nie martwiąc się, że po powrocie zastaniesz chaos zamiast biura.
Dzięki odpowiednim narzędziom możesz zoptymalizować organizację pracy, co znacznie ułatwi Ci życie. Prowadzenie biura przestanie być udręką, a znów stanie się przyjemnością, dając Ci więcej motywacji do rozwoju własnej firmy. System wFirma dla Biur Rachunkowych oferuje szereg funkcji, takich jak:
- operacje masowe umożliwiające generowanie zaliczek na PIT, plików JPK_V7, deklaracji ZUS DRA, a także wysyłanie deklaracji do urzędu skarbowego lub ZUS-u za wybranych lub wszystkich klientów jednocześnie;
- komunikację z klientem online w ramach systemu;
- integrację z e-bankowością, KSeF itd.
Ponadto warto skupić się na promocji biura rachunkowego, ponieważ ona również może wpłynąć na automatyzację pracy. Dlaczego? Otóż im większa baza klientów, tym większe przychody, co z kolei pozwala na zatrudnienie większej liczby pracowników, odciążając Cię tym samym od nadmiaru obowiązków.
Brzmi świetnie, prawda? Teraz nadszedł czas na przejęcie kontroli nad swoim biurem rachunkowym. Jego działanie leży wyłącznie w rękach właścicieli. Zacznij działać, zmień organizację pracy i ciesz się prowadzeniem swojego biznesu. Zwiększona efektywność to klucz do mniejszej liczby nadgodzin i większej satysfakcji z pracy.
