E-Urząd Skarbowy – jak nadać dostęp księgowemu?

W usłudze e-Urząd Skarbowy udostępnione zostały konta dla jednostek organizacyjnych, w ramach których organizacja może udzielić dostępów do konta różnym użytkownikom. Jakiego rodzaju dostępy można udzielić i w jaki sposób? Wyjaśniamy w poniższym artykule.

E-Urząd Skarbowy – podstawowe informacje

Przez e-Urząd Skarbowy rozumie się system teleinformatyczny KAS służący w szczególności do:

• załatwiania spraw przez organy KAS,
• składania i doręczania pism w sprawach dotyczących wydawania przez organy KAS wiążących informacji stawkowych, interpretacji ogólnych i interpretacji indywidualnych lub innych pism pomiędzy organami KAS a osobami fizycznymi i jednostkami organizacyjnymi.

W e-Urzędzie Skarbowym są udostępniane konta:

• osób fizycznych będących użytkownikami tych kont – z urzędu,
• jednostek organizacyjnych – na wniosek tych jednostek wskazujący użytkowników tych kont będących osobami fizycznymi,
• organów władzy publicznej, urzędów obsługujących te organy lub kancelarii – na wniosek lub z urzędu.

Konta w e-Urzędzie Skarbowym są dostępne przez okres niezbędny do wykonywania zadań lub obowiązków przez organy KAS, nie krócej jednak niż do dnia:

• śmierci użytkownika tego konta – w przypadku kont osób fizycznych,
• utraty bytu prawnego przez jednostkę organizacyjną – w przypadku kont jednostek organizacyjnych.

Warunkiem dostępu do konta w e-Urzędzie Skarbowym jest uwierzytelnienie się przez użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Konto jednostki organizacyjnej

W e-Urzędzie Skarbowym udostępnia się konto jednostki organizacyjnej osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niebędącym osobami prawnymi mającym NIP.

Konto jednostki organizacyjnej jest udostępniane:

• od momentu zarejestrowania w e-Urzędzie Skarbowym danych zawartych we wniosku o udostępnienie tego konta,
• do momentu zarejestrowania w e-Urzędzie Skarbowym informacji o utracie bytu prawnego przez jednostkę organizacyjną.

Wniosek o konto jednostki organizacyjnej w e-Urzędzie Skarbowym

We wniosku o udostępnienie konta jednostki organizacyjnej wskazuje się:

• nazwę pełną, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adres siedziby jednostki organizacyjnej, której ma zostać udostępnione to konto,
• pierwsze imię i nazwisko oraz numer PESEL użytkownika konta jednostki organizacyjnej wraz z określeniem zakresu dostępu do tego konta.

Wskazywanie użytkownika konta jednostki organizacyjnej innego niż zarejestrowany na tym koncie, określenie zakresu dostępu do tego konta oraz odbieranie uprawnień do korzystania z tego konta następuje poprzez aktualizację wniosku o udostępnienie konta jednostki organizacyjnej, przy czym aktualizacja wniosku nie może skutkować brakiem wskazania co najmniej 1 użytkownika tego konta.

Dostęp podstawowy i rozszerzony

Użytkownik konta jednostki organizacyjnej z dostępem:

• podstawowym nie jest uprawniony do wskazywania innych użytkowników konta jednostki organizacyjnej ani odbierania uprawnień do korzystania z tego konta innym użytkownikom tego konta,
• rozszerzonym jest uprawniony do wskazywania innych użytkowników konta jednostki organizacyjnej z dostępem rozszerzonym i podstawowym oraz odbierania uprawnień do korzystania z tego konta innym użytkownikom tego konta.

Przykład 1.

W jaki sposób nadać księgowemu dostęp do e-Urzędu Skarbowego na potrzeby odbierania wiadomości?

Należy dobrać odpowiedni rodzaj dostępu – podstawowy lub rozszerzony. Osoba mająca dostęp rozszerzony może następnie udzielić odpowiedniego dostępu do konta jednostki organizacyjnej do korzystania z tego konta w potrzebnym w danym wypadku zakresie.

Uwierzytelnianie użytkowników konta a uprawnienia użytkownika

Użytkownik konta w e-Urzędzie Skarbowym podlega uwierzytelnieniu w następujący sposób:

• przez podanie identyfikatora podatkowego oraz innych danych dotyczących podatnika umożliwiających jego identyfikację, które ma podatnik oraz organy Krajowej Administracji Skarbowej, w tym wysokości przychodu, nadpłaty lub podatku do zapłaty – w przypadku konta osoby fizycznej, albo
• przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej – w przypadku konta jednostki organizacyjnej, albo
• przy użyciu certyfikatu, o którym mowa w art. 19e ust. 2a Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, wydanego użytkownikowi publicznej aplikacji mobilnej po uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a ust. 1 tej ustawy – w przypadku konta jednostki organizacyjnej.

Użytkownik konta osoby fizycznej uwierzytelniony przez podanie identyfikatora podatkowego oraz innych danych dotyczących podatnika umożliwiających jego identyfikację jest uprawniony do:

• składania i odrzucania zeznań,
• przeglądania danych wynikających z zeznań udostępnianych podatnikowi przez organ podatkowy za pośrednictwem konta osoby fizycznej.

Użytkownik konta osoby fizycznej lub konta jednostki organizacyjnej uwierzytelniony przy pomocy środka identyfikacji elektronicznej lub certyfikatu jest również uprawniony do:

• wyrażania i cofania zgody na doręczanie pism na to konto,
• odbierania pism doręczanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej na to konto,
• wnoszenia pism za pośrednictwem tego konta, w tym składania deklaracji o wysokości pobranego i wpłaconego przez płatnika podatku (SD-2), a także deklaracji o wysokości pobranego i wpłaconego podatku przez płatnika (PCC-2),
• zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem (ZAP-3),
• zawiadomienia, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa,
• wskazywania użytkowników konta jednostki organizacyjnej – w przypadku użytkowników konta jednostki organizacyjnej z dostępem rozszerzonym,
• podawania aktualnego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego w celu przekazywania powiadomień związanych z korzystaniem z konta osoby fizycznej i konta jednostki organizacyjnej, w tym powiadomień o umieszczeniu pisma organu Krajowej Administracji Skarbowej na tym koncie,
• przeglądania danych, w tym objętych tajemnicą skarbową, w zakresie, w jakim dane te mogą być udostępnione temu użytkownikowi,
• występowania o przekazanie za pośrednictwem tego konta danych, w tym objętych tajemnicą skarbową, w zakresie spraw dotyczących odpowiednio tej osoby lub jednostki, które pozostają we właściwości dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej lub naczelnika urzędu skarbowego,
• uzyskania osobistego numeru identyfikacyjnego służącego do identyfikacji użytkownika konta osoby fizycznej lub konta jednostki organizacyjnej w celu występowania o przekazanie za pośrednictwem telefonu danych, w tym objętych tajemnicą skarbową, w zakresie spraw dotyczących odpowiednio tej osoby lub jednostki, które pozostają we właściwości dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej lub naczelnika urzędu skarbowego,
• dokonywania płatności online z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych.

Zaświadczenia i pisma ogólne

W e-Urzędzie Skarbowym są załatwiane sprawy polegające na wydawaniu generowanych automatycznie:

• zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości (ZAS-W), o których mowa w art. 306e § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa,
• zaświadczeń o wysokości dochodu podatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych (ZAS-DF) i zaświadczeń o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz odliczonych składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne w podatku dochodowym od osób fizycznych (ZAS-DFU), o których mowa w art. 306i § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Użytkownik konta w e-Urzędzie Skarbowym nie jest uprawniony do składania z wykorzystaniem pisma ogólnego udostępnionego na tym koncie:

• deklaracji,
• pełnomocnictw ogólnych,
• skarg do sądów administracyjnych,
• innych pism niż wymienione powyżej, w przypadku gdy wzory tych pism zostały udostępnione na koncie w e-Urzędzie Skarbowym lub w odrębnych przepisach określono inny sposób ich składania.