Przełom roku to dla biur rachunkowych czas intensywnej pracy. W związku z wejściem klientów w nowy rok podatkowy, księgowi muszą wykonać szereg obowiązków, które nie są uregulowane bezpośrednio w przepisach podatkowych i mogą różnić się w zależności od formy działalności klienta. W artykule omawiamy obowiązki biur rachunkowych na przełomie roku, które warto wykonać!
Zamknięcie ostatniego okresu rozliczeniowego
W przypadku klientów opodatkowanych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, istotne jest posiadanie informacji dotyczących remanentu. Zgodnie z przepisami, klient powinien przeprowadzić spis z natury na dzień 31 grudnia. Niestety, z praktyki wynika, że mniejsze firmy często zapominają o tym obowiązku. W takich sytuacjach to księgowy najczęściej przypomina klientowi o konieczności sporządzenia remanentu przed końcem roku, przesyła klientowi wzór spisu oraz zasady wyceny produktów.
Ważne jest, aby klient dostarczył remanent do biura rachunkowego przed wyliczeniem zaliczki za grudzień lub IV kwartał. Na tej podstawie księgowy będzie mógł określić, czy remanent ostatecznie wpłynie na finalny dochód podlegający opodatkowaniu. Klient może samodzielnie zdecydować, czy uwzględnić różnicę remanentową w grudniowej zaliczce na PIT, szczególnie jeśli wpłynie to na korzyść klienta i zmniejszy jego zobowiązania podatkowe.
Metody rozliczania kosztów - wybór metody
Przedsiębiorcy prowadzący KPiR mogą zmienić metodę rozliczania kosztów na początku nowego roku. Do wyboru mają dwie metody:
- metoda kasowa - koszt można ująć w momencie jego poniesienia, czyli w dniu wystawienia dokumentu księgowego, który potwierdza jego poniesienie.
- metoda memoriałowa - w przypadku tej metody występuje rozróżnienie kosztów na te pośrednio i bezpośrednio związane z przychodem uzyskanym w danym roku podatkowym:
- koszty bezpośrednie (np. zakup towarów/materiałów) - powinny zostać ujęte w ewidencji w roku, w którym został osiągnięty przychód im odpowiadający,
- koszty pośrednie - powinno się je ujmować w ewidencji według daty wystawienia faktury, przy czym jeżeli koszty dotyczą przełomu lat i nie jest sprecyzowane, którego dokładnie roku dotyczą, to należy je podzielić proporcjonalnie do miesięcy, według okresu trwania usługi.
Najczęściej stosowaną metodą rozliczania kosztów jest metoda kasowa. Jednakże biuro rachunkowe może przeanalizować sytuację klienta, aby sprawdzić, czy w przypadku ponoszenia przez niego dużych kosztów, takich jak polisy ubezpieczeniowe czy abonamenty systemów, które dotyczą dwóch odrębnych lat, nie byłaby dla niego korzystniejsza metoda memoriałowa. W takiej sytuacji biuro może zaproponować klientowi zmianę metody rozliczania kosztów.
Księgowi często korzystają z zewnętrznych systemów lub Excela do rozliczania kosztów międzyokresowych. System wFirma dla biur rachunkowych umożliwia memoriałowe rozliczanie kosztów w ramach RMK. Przy księgowaniu wydatków wystarczy oznaczyć je jako RMK i podać okres, którego dotyczą. System automatycznie przeliczy wartość kosztu i rozksięguje go w odpowiednich miesiącach.
Metody ujmowania składek społecznych/zdrowotnych - wybór metody
Przepisy dopuszczają możliwość określenia w przypadku:
- podatku liniowego - czy składki zdrowotne bądź społeczne będą ujmowane w kosztach podatkowych czy odliczane bezpośrednio od podstawy opodatkowania,
- skali podatkowej - czy składki społeczne będą ujmowane w kosztach podatkowych czy odliczane bezpośrednio od podstawy opodatkowania.
Biuro rachunkowe, znając zasady rozliczenia składek ZUS, może pomóc klientowi w podjęciu decyzji, czy uwzględnić je w kosztach podatkowych, czy odliczyć od podstawy opodatkowania. W przypadku podatku liniowego, składki zdrowotne najkorzystniej uwzględnić w kosztach podatkowych, ponieważ zmniejszają podstawę opodatkowania. W przypadku składek społecznych, uwzględnienie ich w kosztach podatkowych może być korzystne w przypadku straty z działalności. W takim przypadku składki nie przepadają wraz z końcem roku, ale są przenoszone na kolejny rok, aby zmniejszyć dochód do opodatkowania. Jeśli natomiast składki społeczne są odliczane od dochodu w zaliczce na podatek, a dochód jest niższy niż składki do odliczenia, to wówczas składki, które nie zostaną odliczone, przepadają.
Czy biuro może doradzić w zakresie zmiany formy opodatkowania?
Opłacalność formy opodatkowania może zmieniać się z roku na rok, w zależności od sytuacji dochodowej firmy. Klienci często chcą wiedzieć, jaka forma opodatkowania będzie dla nich najkorzystniejsza w przyszłości. W tym celu księgowa przeprowadza analizę obecnej i przyszłej formy opodatkowania. Gdy klient decyduje się na zmianę formy opodatkowania, księgowa podejmuje dalsze działania:
- księgowa informuje klienta, że termin na zmianę formy opodatkowania wynosi 20 dni od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik osiągnął pierwszy przychód w roku podatkowym. W przypadku osiągnięcia pierwszego przychodu w grudniu, termin ten upływa z końcem roku podatkowego.
- księgowa informuje klienta, że zmianę formy opodatkowania można dokonać samodzielnie za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów lub z pomocą księgowej, która przygotuje wniosek aktualizacyjny CEiDG-1 papierowo np. za opłatą.
Poinformowanie o rocznej składce zdrowotnej
Zmiana przepisów dotyczących składki zdrowotnej wymagała od biur rachunkowych nie tylko aktualizacji wiedzy w tym zakresie, ale także udzielania klientom wyjaśnień dotyczących wyliczeń składek. Przełom roku to także czas dodatkowych obowiązków dla biur rachunkowych, takich jak informowanie klientów o możliwym zwrocie lub dopłacie do składki zdrowotnej za poprzedni rok. Składka zdrowotna jest rozliczana w części rocznej ZUS DRA za kwiecień roku następnego. W tym dokumencie wskazuje się roczną podstawę wyliczenia składki, na podstawie której określane jest realne roczne zobowiązanie. W przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym na wysokość zobowiązania z tytułu składki zdrowotnej może mieć wpływ różnica remanentowa. Różnica ta może odpowiednio zmniejszyć lub zwiększyć podstawę wyliczenia składki.
Aby obliczyć roczną podstawę składki zdrowotnej, należy od osiągniętego przychodu odjąć poniesione koszty oraz zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne. Jeśli w ciągu roku wystąpiła różnica remanentowa, należy ją również uwzględnić w obliczeniach. Ujemna różnica remanentowa zmniejszy podstawę naliczenia składki zdrowotnej, natomiast dodatnia różnica remanentowa ją zwiększy. Przy ustalaniu rocznej podstawy składki nie uwzględnia się przychodów i kosztów, jakie wystąpiły w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.
2j. Ubezpieczony, o którym mowa w ust. 2 lub 2e, wpłaca kwotę stanowiącą różnicę między roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne ustaloną od rocznej podstawy, określonej w ust. 2 albo 2e, a sumą składek na ubezpieczenie zdrowotne wynikającą ze złożonych dokumentów za poszczególne miesiące roku składkowego albo roku kalendarzowego.
2k. Kwota, o której mowa w ust. 2j, wykazywana jest w dokumencie rozliczeniowym składanym za miesiąc, w którym upływa termin złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
System wFirma dla biur rachunkowych automatycznie wylicza podstawę obliczenia składki zdrowotnej na deklaracji ZUS DRA. Wyliczenia dokonywane są na podstawie zapisów księgowych, ustawień ZUS oraz wprowadzonej informacji o remanencie. Dzięki temu nie trzeba ręcznie obliczać podstawy składki zdrowotnej ani samodzielnie uzupełniać druku ZUS DRA.
Rozpoczęcie prac nad zeznaniami rocznymi klientów
Przełom roku to czas, w którym biura rachunkowe przygotowują się do rozliczeń rocznych swoich klientów. W tym okresie warto wysłać do klientów ankietę, aby uzyskać od nich niezbędne informacje na temat ich sytuacji podatkowej. Ankieta powinna zawierać pytania na temat takich kwestii jak źródła dochodów m.in. czy zostały osiągnięte dochody z innych źródeł jak PIT-11/PIT-40/PIT-11A, ulgi podatkowe oraz rozliczenie z małżonkiem. Ponadto warto zawczasu poinformować klientów o możliwości wyboru organizacji, na rzecz której przeznaczą 1,5% podatku dochodowego. Ważne jest również, aby upewnić się, że posiadamy od klientów wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak potwierdzenia płatności za podatek dochodowy, składki ZUS oraz sporządzony remanent.
Reasumując, przełom roku to czas, w którym biura rachunkowe wykonują szereg czynności związanych z rozliczeniami rocznymi swoich klientów. Część z tych czynności wynika z umowy o usługi księgowe, ale wiele z nich jest praktykowane dobrowolnie. Niezależnie od tego, czy są one wymagane, czy nie, stanowią one wyraz troski księgowego o interes klienta i mogą przyczynić się do zwiększenia jego zaufania.
