W trakcie podróży służbowej trzeba liczyć się z każdym możliwym scenariuszem, ponieważ chwila nieuwagi wystarczy, aby zostać poszkodowanym w wypadku czy uczestniczyć w stłuczce. Służbowy samochód należy później naprawić i odebrać odszkodowanie. Jednak jak zaksięgować koszty powypadkowej naprawy samochodu oraz jak rozliczyć w takim wypadku PIT i VAT?
Koszty powypadkowej naprawy samochodu a kwestia PIT
W tych okolicznościach bardzo ważne jest to, jaki rodzaj ubezpieczenia posiada samochód – tylko OC czy OC+AC.
Odszkodowanie, które podatnik otrzyma stanowi przychód firmy według daty faktycznego przyznania odszkodowania. Jednak to, w jaki sposób przychód ten zostanie rozliczony przez przedsiębiorcę, zależy od tego, jak jest ubezpieczone jego auto.
Ubezpieczenie OC (ubezpieczenie obowiązkowe)
W takim wypadku, wypłacone odszkodowanie nie stanowi w całości przychodu firmy. Dlaczego? Wartość przychodu z działalności gospodarczej będzie stanowiła tylko nadwyżka pomiędzy wypłaconym odszkodowaniem a wydatkami poniesionymi przez podatnika na naprawę auta. Wydatki na naprawę nie mogą wówczas stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Przykład 1.
Pani Zuzanna wykorzystuje w firmie samochód osobowy będący środkiem trwałym i korzysta ze zwolnienia z VAT. Samochód wykorzystywany jest przez panią Zuzannę zarówno w działalności jak i prywatnie i posiada wyłącznie ubezpieczenie OC. W drodze na spotkanie z klientem pani Zuzanna brała udział w kolizji. Ubezpieczyciel przyznał odszkodowanie w kwocie 800 zł, a koszty powypadkowej naprawy wyniosły 1 100 zł. Jak pani Zuzanna powinna zaksięgować otrzymane odszkodowanie i fakturę za powypadkową naprawę pojazdu?
Z racji tego, że kwota powypadkowej naprawy samochodu przekroczyła wartość przyznanego odszkodowania, pani Zuzanna nie ujmuje w ewidencjach podatkowych kwoty odszkodowania i faktury za powypadkową naprawę pojazdu.
Ubezpieczenie OC + AC (ubezpieczenie obowiązkowe + dodatkowe)
Kiedy samochód, który wymaga naprawy powypadkowej ma jednocześnie ubezpieczenie AC i OC, całość wypłaconego odszkodowania stanowi przychód, natomiast wydatki na naprawę stanowią koszty uzyskania przychodu. Jeżeli podatnik prowadzi księgę przychodów i rozchodów, powinien zaksięgować odszkodowanie w kolumnie 8 księgi (pozostałe przychody). Natomiast podatnicy, którzy opodatkowani są ryczałtem mają obowiązek wykazać odszkodowanie w ewidencji przychodów i opodatkować je stawką 8,5%.
Przykład 2.
Pan Janusz prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem. Posiada w środkach trwałych samochód osobowy w związku z którym ma prawo odliczenia 100% VAT. Pojazd ten posiada ubezpieczenie OC i AC. W listopadzie 2023 roku pojazd brał udział w wypadku drogowym w związku z którym ubezpieczyciel przyznał panu Januszowi odszkodowanie w kwocie 5 000 zł, a koszty powypadkowej naprawy pojazdu wyniosły 4 800 zł. Jak pan Janusz powinien zaksięgować otrzymane odszkodowanie?
W związku z tym, że pan Janusz prowadzi działalność opodatkowaną ryczałtem, wykazuje w ewidencji przychodów odszkodowanie w stawce ryczałtu 8,5% w kwocie 5 000 zł. Dodatkowo, z faktury za powypadkową naprawę samochodu będzie mógł odliczyć podatek VAT. Natomiast w związku z ryczałtem, pan Janusz nie uwzględnia w ewidencjach kosztu powypadkowej naprawy samochodu ponieważ wydatki nie wpływają na wysokość zaliczki na podatek dochodowy.
Koszty powypadkowej naprawy samochodu a kwestia VAT
Jeżeli chodzi o kwestię odliczenia podatku VAT m.in. od wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodami osobowymi, to podatnik może wybrać jedną z dwóch dostępnych możliwości:
- pełnego odliczenia VAT od zakupu pojazdu i wydatków eksploatacyjnych (w tym również koszty powypadkowej naprawy samochodu), pod warunkiem, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych i zostały spełnione warunki formalne wymienione w ustawie o VAT (zgłoszenie pojazdu w US na druku VAT-26, kilometrówka dla celów VAT, sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie);
- 50% odliczenia VAT od zakupu pojazdu i wydatków eksploatacyjnych - w przypadku, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest do celów mieszanych (firmowych oraz prywatnych) lub gdy podatnik nie dopełni formalności, o których mowa w punkcie powyżej.
Co za tym idzie, do tych zasad należy się stosować także w przypadku rozliczania kosztów naprawy samochodu po wypadku.
Jak zaksięgować koszty powypadkowej naprawy samochodu?
W systemie wfirma.pl należy w tym celu przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z otrzymaną fakturą, oznaczyć rodzaj wydatku INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU i zaznaczając numer rejestracyjny pojazdu, którego wydatek dotyczy.
Po zapisaniu wydatku kwota podatku VAT zostanie zaksięgowana w rejestrze VAT zakupów natomiast wartość netto powiększona o nieodliczony podatek VAT zostanie zaksięgowana do KPiR w kolumnie 13 w odpowiedniej wysokości:
- 50% odliczenia VAT i 75% odliczenia kosztów w KPiR - w przypadku firmowego samochodu osobowego lub ciężarowego niespełniającego definicji pojazdu ciężarowego używanego do celów mieszanych (zarówno do działalności i prywatnie),
- 50% odliczenia VAT i 20% odliczenia kosztów w KPiR - w przypadku pojazdu prywatnego wykorzystywanego w działalności,
- 100% odliczenia VAT i 100% odliczenia kosztów - przy użytkowaniu pojazdu wyłącznie w działalności, do którego prowadzona jest kilometrówka do VAT lub pojazdu nie wymagającego prowadzenia kilometrówki.
Przychód za odszkodowanie należy zaksięgować przez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » POZOSTAŁE PRZYCHODY (DW), gdzie w polu RAZEM należy wprowadzić odpowiednią kwotę:
- pełną wartość odszkodowania - jeśli pojazd posiadał ubezpieczenie OC i AC,
- nadwyżkę odszkodowania nad poniesionymi wydatkami naprawy pojazdu - jeśli pojazd posiadał wyłącznie ubezpieczenie OC.
i wprowadzić opis przychodu. Datę wystawienia DW należy oznaczyć zgodnie z datą otrzymania decyzji o przyznaniu odszkodowania przez ubezpieczyciela. Pole schemat księgowy powinno być zaznaczone jako POZOSTAŁE PRZYCHODY. W przypadku ryczałtowca dodatkowo należy zaznaczyć właściwą stawkę ryczałtu, czyli 8,5% dla otrzymanego odszkodowania.
Po zapisaniu przychód zostanie zaksięgowany w KPiR w kolumnie 8 (w przypadku podatników prowadzących KPiR) lub w Ewidencji Przychodów w kolumnie wybranej stawki ryczałtu - 8,5% (w przypadku ryczałtowców).
